Penulis: Sya'bani Abdullah Amir, S.Pi., M.Si.
Banyak organisasi menerapkan berbagai standar sistem manajemen dalam tata kelola organisasinya, di antaranya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, Sistem Manajemen K3 ISO 45001, Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001, dan sistem manajemen lainnya. Tuntutan implementasi sistem manajemen sebagai tata kelola perusahaan yang semakin kompleks dapat membuat perusahaan kesulitan dalam pengelolaannya jika implementasinya dilakukan secara parsial atau berdasarkan departemen penanggung jawabnya. Tidak sedikit perusahaan yang pada akhirnya menerapkan sistem manajemen hanya untuk memenuhi kebutuhan sertifikasi, bukan sebagai langkah untuk meningkatkan kinerja organisasi atau mitigasi risiko yang perlu dikelola. Bahkan, sering kali terjadi pertentangan antar departemen atau ego departemen dalam pengelolaan sistem manajemen jika tidak menggunakan konsep integrasi.
Secara mendasar, organisasi perlu mengubah cara pandang terhadap sistem manajemen jika menginginkan implementasi yang efektif. Beberapa organisasi memiliki cara pandang bahwa sistem manajemen tertentu hanya menjadi tanggung jawab beberapa departemen saja. Misalnya, sistem manajemen mutu seringkali dianggap hanya menjadi tanggung jawab departemen Quality, sedangkan sistem manajemen K3L hanya menjadi tanggung jawab departemen HSE, dan sebagainya. Cara pandang tersebut perlu diubah, karena implementasi sistem manajemen merupakan kebutuhan organisasi dan menjadi tanggung jawab semua elemen atau struktur dalam organisasi. Dengan cara pandang ini, pengembangan sistem manajemen harus terintegrasi satu sama lain.
Persyaratan sistem manajemen yang mengacu pada standar ISO, seperti ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, dan lainnya, saat ini menggunakan konsep yang sama, yaitu High Level Structure, yang memiliki 10 klausul persyaratan dengan struktur klausul utama yang serupa. Hal ini memudahkan organisasi untuk mengintegrasikan semua sistem yang diadopsi dalam perusahaan. Integrasi sistem manajemen menjadi bagian dari persyaratan sebagaimana dijelaskan dalam klausul 4.4 terkait sistem yang akan dikembangkan, klausul 5.1 di mana top manajemen harus memiliki komitmen untuk mengintegrasikan sistem manajemen, dan dalam klausul 9.3, tinjauan manajemen harus mengidentifikasi peluang integrasi sistem manajemen. Integrasi sistem manajemen dapat mengacu pada dua pendekatan, yaitu pendekatan implementasi berdasarkan klausul ISO dan berdasarkan pendekatan proses, meskipun dalam persyaratan ISO dijelaskan bahwa sistem manajemen harus diintegrasikan dalam proses bisnis organisasi.
Integrasi sistem manajemen dengan pendekatan klausul ISO dapat dilakukan dengan memadukan klausul ISO yang sama sesuai dengan persyaratan dari ISO yang akan diadopsi. Jika organisasi akan mengintegrasikan sistem manajemen berdasarkan klausul, maka dapat mengacu pada referensi yang diterbitkan oleh British Standards Institution (BSI) dalam PAS 99 Integrated System Management. Integrasi sistem manajemen dengan pendekatan klausul ISO dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Contoh Cross Refference Klausul ISO 9001:2015, 14001:2015, dan ISO 45001:2018

Pendekatan integrasi sistem manajemen dalam proses bisnis dilakukan dengan memetakan terlebih dahulu kebutuhan proses untuk menjalankan organisasi. Setelah menetapkan proses, pengembangan proses harus mempertimbangkan referensi dari klausul ISO yang terkait dengan proses tersebut. Gambaran integrasi dengan pendekatan proses dapat mengacu pada gambar berikut:

Rekomendasi Artikel Lainnya:
Cara Mudah Memulai Integrasi Sistem Manajemen di Perusahaan
Optimalkan Proses Manufaktur Melalui Design for Manufacture
What did you think of this post?